Especialistas avaliam a duração das reuniões de trabalho. – Jornal DCI

O Engenheiro, Professor da IBE-FGV e Diretor da SM Consultoria, Treinamentos e Palestras, Sergio Henrique Miorin foi entrevistado pelo Jornal DCI – Diário Comercio, Indústria & Serviços, em matéria que publicada no dia 12/10/2013.

Acompanhe a matéria na íntegra com a Reportagem de Milton Paes.

Ser convocado para uma reunião de trabalho em meio a um turbilhão de tarefas é algo que mexe com o humor de qualquer profissional. Pior que isso é sair do encontro com a sensação de que nada ficou acertado e que o tempo poderia ser utilizado com outras atividades.

Principal ferramenta das organizações para alinhar planejamento e a comunicação entre os colaboradores, elas tem sido motivo de controvérsia, o que pode ser  superado com planejamento, uma boa pauta de objetivos claros.

Muitas são as reclamações pela quantidade excessiva e a falta de gerência ou de resultados nas reuniões, no entanto, há outros benefícios consequentes da rotina de reuniões, como a melhoria da comunicação interna e a consolidação do espirito de equipe , justamente alguns dos grandes desafios para os gestores das organizações modernas.

O professor de gestão de pessoas da IBE-FGV, Sergio Miorin, disse que os modelos de reuniões de hoje seguem a tendência de agregar poucas pessoas e de se levar
funcionários com poder de decisão, pois, caso contrário, muito se falará e nada será decidido. As reuniões com muitas pessoas provocam dispersão e acabam fugindo do foco.

Para Sergio Miorin, o brasileiro ainda não aprendeu a fazer reuniões. E a quantidade de reuniões, muitas vezes, é absurda, além do que deveria. “Já foi detectado em pesquisas que um terço das reuniões são aproveitáveis. O resto é perda de tempo” diz.

O especialista Miorin acredita que alguns pontos devem ser observados para o sucesso de uma reunião. “É preciso ter objetividade na hora da convocação. As pessoas estarem preparadas para entenderem o que é uma reunião. Ter um tempo. Algo que funciona bastante também é ter um cronometro regressivo porque o pessoal acaba percebendo a noção da hora. Ele começa com uma hora e vem regredindo para as pessoas terem sensibilidade de que está acabando a reunião“, explica.

Na avaliação de Viviane Gonzalez, especialista na área de recursos humanos e direito da Business Partners Consulting Interior de São Paulo, quando bem organizada as reuniões tem a função de buscar a solução de conflitos de forma rápida. Para ela, as reuniões presenciais são muito importante. “Hoje em dia tem e-mail, telefone, conference call, skype e tudo mais. Sim, a gente tem esses meios de comunicação, mas a reunião presencial ainda é importante. Mas, para isso, você te que ter uma pauta definida, ver quem vai participar da reunião, se as pessoas que estão participando têm poder de decisão para não ficar naquela coisa de enrolação e tem sempre que ter um mediador ou líder para não fugir do foco”, destaca.

Viviane e Miorin orientam que, para concluir com proveito, a reunião deve terminar com um relatório ou ata ou no minimo uma lista de tarefas que deve ser enviada a todos os participantes, com prazos e metas a serem cumpridas.

Ao líder cabe a responsabilidade de cobrar pela efetividade desses pontos. “Neste momento, entram os e-mails de confirmação do que foi resolvido, de forma que todos saibam o que devem fazer”, destaca Viviane.

No entanto Viviane Gonzales lembra, ainda, que há reuniões de discussões, e nesse caso a regra básica de uma hora e mais 15 minutos para considerações finais não é levada em consideração.

“Existem reuniões onde se vai para falar uma série de idéias e não se precisa sair com nada definido. São para pensar, usar o lado criativo, colocar algumas coisas e tudo mais. São as reuniões de briefing, como chamamos. Nesse caso podem durar mais tempo pois as pessoas que estão lá são criativas, como da área de marketing. Mas reuniões de vendas, de finanças, são muito pontuais. Elas tem um objetivo final a ser concluído”, diz.