Especialistas discutem reunião no trabalho – Panorama de Negócios

O Diretor Geral da SM Consultoria, Treinamentos e Palestras Sergio Henrique Miorin, colunista no site do Programa Panorama de Negócios teve mais um de seus textos publicado, desta vez falando sobre as reuniões no trabalho. Quando as reuniões são necessárias e quando se tornam um prejuízo para a produtividade da empresa. Acompanhe o texto na íntegra abaixo:

Se for feita uma pesquisa junto aos colaboradores de empresas sobre o que acham da realização de reuniões no ambiente de trabalho provavelmente a maioria deles reclamaria, pois em meio a um turbilhão de tarefas é algo que mexe com o humor de qualquer profissional. Pior que isso é sair do encontro com a sensação de que nada ficou acertado e que o tempo poderia ser utilizado com outras atividades. Principal ferramenta das organizações para alinhar o planejamento e a comunicação entre os colaboradores, elas têm sido motivo de controvérsia nas empresas, o que pode ser vencido com planejamento, uma boa pauta e objetivos claros.

Muitas são as reclamações pela quantidade excessiva e a falta de gerência ou de resultados nas reuniões, no entanto, há outros benefícios consequentes da rotina de reuniões, como a melhoria da comunicação interna e a consolidação do espírito de equipe, justamente alguns dos grandes desafios para os gestores das organizações modernas.

O professor de gestão de pessoas da IBE-FGV, Sergio Miorin, disse que os modelos de reuniões atualmente seguem uma tendência de poucas pessoas e a tendência é a de se levar pessoas com poder de decisão, pois caso contrário as pessoas vão falar e nada será decidido. As reuniões com muitas pessoas provocam dispersão e acabam fugindo do foco.
Para Sergio Miorin o brasileiro ainda não aprendeu a fazer reunião. A quantidade de reuniões muitas vezes é absurda, além do que deveria. “Já foi detectado em pesquisas que um terço das reuniões são aproveitáveis. O resto é perda de tempo”, diz.

O especialista Sergio Miorin acredita que alguns pontos devem ser observados para o sucesso de uma reunião. “É preciso ter objetividade na hora da convocação. As pessoas estarem preparadas e entenderem o que é uma reunião. Ter um tempo. Algo que funciona bastante também é ter um cronômetro regressivo porque o pessoal acaba percebendo a noção da hora. Ele começa com uma hora e vem regredindo para as pessoas terem a sensibilidade de que está acabando a reunião”, explica.

O professor de gestão de pessoas da IBE-FGV, Sergio Miorin, ressalta que os encontros reduzem os retrabalhos, pois alinham o planejamento e comunicação entre a equipe. No entanto, ele reconhece que a maioria das empresas utiliza a ferramenta de forma equivocada. “Uma reunião, de forma geral, deve ter a duração de, no máximo, 1 hora. Caso contrário, ela pode gerar malefícios como: perda de tempo, confusão de informações, falhas em projetos, desgastes emocionais, redução de eficiência e até mesmo prejuízos financeiros para empresa”, aponta.

Na avaliação da especialista na área de recursos humanos e diretora da Business Partners Consulting Interior São Paulo, Viviane Gonzalez, quando bem organizadas, as reuniões têm a função de buscar a solução de conflitos de forma rápida. Para ela as reuniões presenciais são muito importantes. “Hoje em dia tem e-mail, telefone, conference call, skype e tudo mais. Sim a gente tem esses meios de comunicação, mas a reunião presencial ainda é importante, mas para isso você tem que ter uma pauta definida, ver quem vai participar da reunião, se as pessoas que estão participando tem poder de decisão para não ficar aquela coisa de enrolação e tem sempre que ter um mediador ou um líder numa reunião para não fugir do foco”, destaca.

Viviane e Miorin orientam que, para concluir com proveito, a reunião deve terminar com um relatório, ATA ou, no mínimo, uma lista de tarefas que deve ser enviada a todos os participantes, com prazos e metas a serem cumpridas. Ao líder, cabe a responsabilidade de cobrar pela efetividade desses pontos. “Nesse momento, entram os e-mails de confirmações do que foi resolvido, de forma que todos saibam o que devem fazer”, destaca Viviane.

No entanto, Viviane Gonzalez lembra ainda que há reuniões de discussões, que nesse caso a regra básica de uma hora e mais 15 minutos para considerações finais, não é levada em consideração. “Existem reuniões de discussões onde se vai para falar uma série de ideias e não precisa sair com nada definido. Você vai justamente para pensar, para usar o teu lado criativo , colocar algumas coisas e tudo mais. São reuniões de briefing que a gente chama. Nesse caso essas reuniões podem durar mais tempo, pois as pessoas que estão lá são pessoas criativas, como da área de marketing, mas reuniões de vendas, de finanças, elas são muito pontuais. Elas tem um objetivo final a ser concluído”, diz.