Reunião de trabalho, é preciso planejar – Jornal Todo Dia

O Engenheiro, Professor da IBE-FGV e Diretor da SM Consultoria, Treinamentos e Palestras, Sergio Henrique Miorin foi entrevistado pelo Jornal Todo Dia de Americana em matéria que publicada no dia 20/10/2013.  “Reunião de trabalho, é preciso planejar” foi o tema da matéria com Reportagem de Luiza Garcia. Acompanhe o texto na íntegra abaixo:

Já aconteceu com você de ser convocado para uma reunião de trabalho em meio a um turbilhão de tarefas e sair do encontro com a sensação de que nada ficou acertado e que o tempo foi desperdiçado?

Principal ferramenta das organizações para alinhar planejamento e a comunicação entre os colaboradores, elas tem sido motivo de controvérsia, o que pode ser  superado com planejamento, uma boa pauta de objetivos claros. Isso tudo sem mexer om o humor de ninguém.

Para Viviane Gonzales especialista na área de Recursos Humanos e Diretora da Business Partners Consulting Interior de São Paulo , quando bem organizadas as reuniões tem o objetivo de buscar solução de conflitos de forma rápida. Segundo ela as reuniões não devem exceder alguns critérios, como prazos e horários determinados para ocorrer, a divulgação previamente de uma pauta, a existência de rotina semanal ou mensal e acima de tudo uma boa liderança. “São situações que não devem acontecer a todo instante e por qualquer motivo. Isso gera perda de tempo e produtividade, alerta.

Para Sergio Miorin Professor de Gestão de Pessoas da IBE-FGV, os encontros reduzem os retrabalhos, pois alinha o planejamento e a comunicação entre a equipe. No entanto, ele reconhece que as empresas  usam a ferramenta de forma equivocada. “Um reunião de forma geral deve ter a duração de no máximo uma hora. Caso contrário, pode gerar malefícios como: perda de tempo, confusão nas informações, falhas em projetos, desgastes emocionais, redução da eficiência e até mesmo prejuízos financeiros para a empresa”, aponta.

Face to Face

Apesar de a quantidade excessiva e a falta de gerência ou de resultados nas reuniões podem ser estressantes, os especialistas consideram que há outros benefícios consequentes da rotina de reuniões, como a melhoria da comunicação interna e a consolidação do espirito de equipe , justamente alguns dos grandes desafios para os gestores das organizações modernas.

Para eles a maioria dos profissionais independentemente da geração, não está pronta para chegar nos resultados e obtidos em uma reunião por meio de outras maneiras, como e-mails e telefonemas. “Por mais conectado que seja o profissional, a revolução tecnológica não substitui o encontro de pessoas para um Fórum de Soluções, ainda que isso seja feito com ajuda da tecnologia, que é muito bem vinda, as reuniões promovem o encontro de todas as versões ao mesmo tempo. Uma boa reunião evita a troca de pelo menos uns 20 e-mails entre o grupo”, aponta Viviane.

“O “face to face” (cara a cara) nunca terá opção melhor ou mais produtiva. Quando visualizamos as pessoas suas expressões, gestos e mensagens corporais, a recepção das informações chega com maior transparência ao receptor, o que agrega valor nas relações”, destaca Miorin.

Os especialistas ainda orientam que, para concluir com proveito, a reunião deve terminar com um relatório, ata, ou no minimo, uma lista de tarefas que deve ser enviada a todos os participantes, com prazos e metas a serem cumpridos. Ao líder cabe a responsabilidade de cobrar pela efetividade destes pontos. “Nesse momento entram os e-mails de confirmações do que foi resolvido de forma que todos saibam o que deve fazer”. Destaca Viviane.

Veja abaixo a matéria como foi publicada no Jornal Todo Dia da cidade de Americana no dia 20 de Outubro de 2013: